Le funzioni della Soprintendenza archivistica per l’Umbria, organo periferico del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, sono regolate essenzialmente dai seguenti testi normativi: d.p.r. 1409/1963, d.p.r. 445/2000, d.lgs. 196/2003, d.lgs. 42/2004, d.p.r. 233/2007, d.lgs. 235/2010 e d.p.c.m. 71/2014

L’Istituto esercita la vigilanza sugli archivi degli enti pubblici non statali e su quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante e la tutela dei documenti dello Stato che si trovano fuori dalle sedi istituzionali attraverso una costante azione di controllo ai fini della loro salvaguardia e valorizzazione. Le visite ispettive hanno lo scopo di accertare il rispetto, da parte dei detentori, delle norme in vigore sulla tenuta degli archivi. In sintesi vengono verificate le condizioni di conservazione e di ordinamento delle carte, al fine di garantirne la consultabilità e la pubblica fruizione.

L’attività di vigilanza si concretizza, in particolare, nelle seguenti azioni:

• accertamento dell’esistenza di archivi privati da dichiarare di interesse storico particolarmente importante;
• predisposizione delle procedure per il deposito volontario di archivi di enti pubblici e di quelli privati presso gli Archivi di Stato competenti e per la donazione da parte dei privati;
• controllo sul commercio di archivi e documenti di comprovato valore storico;
• rilascio della autorizzazione preventiva al trasferimento e all’esposizione temporanea di documenti, in occasione di mostre e di manifestazioni culturali sul territorio nazionale ed estero;
• recupero dei documenti soggetti a regime di pubblico demanio, conservati fuori dalla loro sede naturale;
• rilascio di autorizzazione all’eliminazione di atti non più utili ai fini amministrativi e di nessun interesse storico sia per gli archivi degli enti pubblici che di quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante;
• progettazione e collaudo degli interventi di restauro della documentazione e cura di tutti gli adempimenti relativi a spolveratura, disinfezione, disinfestazione, controllo di idoneità dei locali ed arredi, trasferimenti di archivi e documenti da una sede all’altra, fotoriproduzione sostitutiva e di sicurezza e quanto altro occorrente per una perfetta conservazione fisica dei documenti;
• progettazione e collaudo delle modalità di riordinamento ed inventariazione degli archivi vigilati ed attestazione della professionalità di coloro che eseguono tali interventi;
• verifica dell’idoneità delle sedi di conservazione degli archivi vigilati e dà consulenza sulla redazione dei piani di emergenza;
• adozione di misure urgenti di salvataggio e recupero del patrimonio archivistico vigilato danneggiato in caso di calamità naturali;
• programmazione di attività didattica e di valorizzazione del patrimonio documentario, nonché di ricerca scientifica;
• collaborazione con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi, a seguito dell’intesa stipulata con la Conferenza Episcopale Italiana (d.p.r. 189/2000).

La Soprintendenza fornisce assistenza ai soggetti proprietari, possessori o detentori degli archivi nella formazione dei piani di classificazione e dei piani di conservazione dei documenti, nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e archiviazione, con particolare riferimento al protocollo informatico; fornisce, altresì, assistenza alla Regione e agli Enti locali, su richiesta degli stessi, nell’attività di formazione del personale preposto agli archivi. In particolari circostanze, svolge un’attività diretta di riordinamento ed inventariazione di fondi.

La Soprintendenza nell'esercizio delle sue funzioni si avvale anche della collaborazione di ispettori archivistici onorari.