Il prestito di beni archivistici per mostre ed esposizioni sul territorio nazionale o all’estero deve essere preventivamente autorizzato dal Ministero per i beni e le attività culturali art. 48 del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42. Pertanto, i proprietari o detentori di archivi o singoli documenti (Stato, enti pubblici, privati il cui archivio sia stato dichiarato di interesse storico particolarmente importante) che intendono esporre in mostra beni archivistici, dovranno rivolgersi alla competente Soprintendenza archivistica per ottenere la relativa autorizzazione almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione.
Nella richiesta dovrà essere illustrato il progetto scientifico della mostra e indicati il titolo, la durata e il luogo in cui verrà realizzata l’esposizione e dovrà essere specificata l’assicurazione “da chiodo a chiodo” dei documenti per i quali si chiede l’autorizzazione.
Dovranno, inoltre, essere indicati nella domanda:
-         l’elenco dei documenti che si intendono esporre con la loro descrizione dettagliata;
-         il responsabile della custodia dei beni che si richiedono in prestito;
-         il valore assicurativo di ciascun documento;
-         le condizioni ambientali e di sicurezza del locale in cui saranno temporaneamente ospitati i beni archivistici;
-         riproduzione fotografica dei documenti destinati all’esposizione.
Al termine della manifestazione il proprietario o detentore dei documenti esposti dovrà comunicare l’avvenuto rientro dei medesimi nella loro sede di conservazione.
 
Mostre o manifestazioni in Italia
 L’autorizzazione sarà concessa dalla stessa Soprintendenza archivistica, in quanto la funzione è stata delegata dalla Direzione generale per gli Archivi ai Soprintendenti archivistici con decreto dirigenziale del 6 luglio 2010, n. 250 (art. 1b).
Nel caso di mostre o manifestazioni promosse dal Ministero o da enti o istituti pubblici, ma con la partecipazione statale, l’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei rischi da parte dello Stato.
 
Mostre o manifestazioni all’estero
(artt. 66, 68, 71 e 74 del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42)
 I proprietari di beni archivistici che intendono richiedere l’uscita temporanea di documenti per mostre o manifestazioni fuori del territorio della Repubblica dovranno rivolgersi alla Soprintendenza archivistica che provvederà a trasmettere, con il proprio parere, alla Direzione generale per gli Archivi la richiesta in questione. Questa dovrà decidere se autorizzare il prestito valutando l’importanza scientifica della mostra, gli eventuali rischi per la conservazione del bene e, per quel che riguarda i beni statali, anche le esigenze di fruizione pubblica.
Una volta ottenuta l’autorizzazione della Direzione generale, la Soprintendenza autorizzerà, a sua volta, l’Ufficio esportazione a rilasciare l’attestato di circolazione temporanea richiesto dall’ente organizzatore. L’attestato, rilasciato entro quaranta giorni dalla richiesta, indicherà anche il termine di rientro del bene che potrà essere prorogato, ma non potrà superare i diciotto mesi dall’uscita dal territorio nazionale.
Nel caso di mostre o manifestazioni promosse dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti pubblici, dagli istituti italiani di cultura all’estero o da organismi sovranazionali, l’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei rischi da parte dello Stato.
Per i beni non appartenenti allo Stato o alle amministrazioni pubbliche, l’uscita temporanea è garantita mediante cauzione (polizza fideiussoria emessa da una banca o da una società di assicurazione) per un importo superiore al dieci per cento del valore di ciascun documento. Nel caso in cui i beni non rientrassero nel termine stabilito la cauzione verrà incamerata dal Ministero.
Le istituzioni di particolare importanza possono essere esonerate dall’obbligo della cauzione.
Se la mostra si dovrà svolgere in uno Stato non appartenente all’Unione europea sarà necessario richiedere, a norma dell’art. 2 del regolamento CEE n. 3911/92, anche la licenza di esportazione temporanea. La licenza di esportazione, valida sei mesi, è rilasciata dall’Ufficio esportazione del Ministero contestualmente all’attestato di libera circolazione.

Riferimenti normativi: D.lgs. 22.1.2004, n. 42, art. 48, cc. 1 e 2, art. 66, art. 74

Termini previsti:

            Autorizzazione prestito - 90 gg.

            Rilascio licenza di esportazione - 40 gg.

Stefania Maroni