Lo spostamento, anche temporaneo, di archivi deve essere autorizzato dalla competente Soprintendenza archivistica (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera b). Fanno eccezione gli archivi correnti (quelli relativi alle pratiche in corso) per i quali non è richiesta alcuna autorizzazione; è, comunque, buona norma, per consentire una corretta funzione di vigilanza, comunicare alla Soprintendenza qualsiasi eventuale spostamento.
Nel caso in cui lo spostamento è determinato dal trasferimento di sede del detentore dell’archivio è necessaria una denuncia preventiva al Soprintendente il quale, entro trenta giorni dal ricevimento, può prescrivere l’adozione di misure conservative a tutela del bene (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 2).
Gli enti pubblici e i privati, possessori di archivi dichiarati di interesse storico particolarmente importante, che intendano spostare i propri archivi, anche temporaneamente, devono presentare al competente Soprintendente archivistico un’apposita richiesta in cui vanno indicati i motivi dello spostamento, le caratteristiche strutturali della sede individuata, la corretta applicazione delle norme vigenti in materia di sicurezza per i depositi di archivi, le modalità con le quali si intende procedere allo spostamento della documentazione e il responsabile del procedimento.
Il Soprintendete, prima di concedere l’autorizzazione può incaricare un proprio funzionario di effettuare un sopralluogo per verificare l’idoneità della sede individuata.
Una volta accertata la completezza della documentazione presentata e la idoneità dei locali destinati alla conservazione dell’archivio, il Soprintendente emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento della documentazione.
Al termine delle operazioni di trasferimento il detentore dell’archivio dovrà darne comunicazione al Soprintendente il quale potrà procedere ad una visita ispettiva per verificare la corretta esecuzione delle operazioni.

Termini previsti:

Misure per lo spostamento di beni archivistici, in conseguenza del trasferimento di sede o di dimora del detentore - 180 gg.

Fabrizia Trevisan