La vendita o il commercio di archivi o singoli documenti sottoposti a tutela rientra nella vigilanza delle Soprintendenze che possono avvalersi della collaborazione del Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale ed è regolata dal d.lgs. n. 42/2004.
Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica cioè quelli prodotti da un ente o soggetto pubblico ed indirizzati ad un altro ente pubblico, nonché i documenti privati indirizzati ad un ente pubblico; sono invece esclusi i documenti pubblici diretti a soggetti privati. Rimangono infatti pubblici i documenti che erano originariamente in possesso di un archivio pubblico e il cui ente proprietario ha mutato natura giuridica (art. 13), oppure sono stati conferiti o concessi in uso ad enti diversi (art. 116). Sono infine sicuramente pubblici tutti i documenti pubblici illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio poiché gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164).
La vendita o il commercio di documenti privati è consentita nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63. In particolare coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta e di vendita, i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari hanno l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa, per consentire l'espletamento degli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla loro provenienza o commerciabilità.
I privati che entrino in possesso, in qualsiasi modo, di documenti di presumibile interesse culturale hanno l’obbligo di comunicarlo alla Soprintendenza entro 90 giorni dall’acquisizione. Tale comunicazione di acquisizione o disponibilità in vendita deve comprendere:
- descrizione del documento;
- indicazione della provenienza;
- documentazione fotografica;
- prezzo di vendita.
Entro 90 giorni dalla comunicazione di acquisizione odisponibilità in vendita, la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante del bene; in tal modo i documenti sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal d.lgs. n. 42/2004.
La vendita o il commercio di documenti e archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, ovvero per i quali sia stato avviato il procedimento di dichiarazione, sono regolati da particolari norme: il soggetto (privato o commerciante) che procede alla vendita ha l’obbligo di presentare denuncia alla Soprintendenza entro 30 giorni dall’atto di trasferimento della proprietà. La denuncia deve necessariamente contenere tutte le informazioni e i dati previsti dall’art. 59 del d.lgs. n. 42/2004, in forma completa e precisa, pena la nullità. Entro 60 giorni dalla denuncia di vendita, lo Stato può esercitare la prelazione sui beni venduti. In caso di denuncia omessa o tardiva il termine per la prelazione diventa di 180 giorni, a partire dal momento in cui la denuncia viene regolarizzata. In pendenza del termine di prelazione, l’atto di alienazione rimane condizionato sospensivamente e all’alienante è vietato consegnare i beni all’acquirente (art. 61). Anche qualora siano trascorsi inutilmente i termini per la prelazione, il venditore ha comunque l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva della Soprintendenza prima di consegnare il bene; quest'ultima autorizzerà lo spostamento del documento presso l’acquirente soltanto dopo aver accertato l’esistenza dei necessari requisiti di sicurezza della nuova sede di conservazione.
Riferimenti normativi: D.lgs. 22.1.2004, n.42, art. 56
Termini previsti: 120 gg.
