Lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante è un intervento soggetto ad autorizzazione previsto dall'art. 21 del decreto legislativo 42/2004. La richiesta di autorizzazione indirizzata alla Soprintendenza deve essere corredata dalla determina o delibera che esprime formalmente la volontà dell’ente e dall’elenco dei documenti proposti per l'eliminazione. L'elenco deve riportare, per ogni tipologia documentaria presente:
- gli estremi cronologici
- la consistenza in metri lineari
- il peso
- le motivazioni dello scarto, che evidenzino la funzione secondaria dei documenti da eliminare nel processo dell'attività amministrativa cui si riferiscono ed indichino i documenti significativi relativi alla stessa attività, di cui si preveda la effettiva conservazione in archivio.
E' responsabilità dell'Ente accertare il venir meno dell'utilità giuridico-amministrativa dei documenti proposti per lo scarto.
Per compilare in maniera corretta l’elenco dei documenti da scartare è possibile contattare i funzionari della Soprintendenza prima dell’adozione da parte dell’ente della determina o delibera.
La Soprintendenza rilascia una copia dell'elenco vistata, con l'approvazione totale o parziale e l'Ente potrà procedere, quindi, alla distruzione del materiale archivistico autorizzato. Il d.p.r. 37/2001 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle commissioni di vigilanza sugli archivi e per lo scarto ai documenti degli uffici dello Stato), ha espressamente abrogato l'art. 16 del r.d.l. 2034/1928 (cessione obbligatoria alla Croce Rossa), prevedendo altresì, all'art. 8, che ciascuna amministrazione stabilisca le modalità di cessione di tali atti con facoltà di scelta delle organizzazioni di beneficenza o ditte specializzate che dovranno rilasciare attestazione scritta dell'avvenuta distruzione. In presenza di particolari tipologie documentarie resta ferma l'applicazione della normativa di settore dettata a tutela di interessi generali quali l'ambiente e la salute pubblica (es. lastre radiografiche, qualificate dalla normativa ambientale come rifiuti speciali derivanti da attività sanitaria dal d.lgs. 152/2006, art. 184 e d.p.r. 254/2003 art. 5).
A chiusura della pratica, l'ente trasmetterà alla Soprintendenza il verbale di distruzione della carta.
I massimari di scarto costituiscono utile riferimento per le attività di valutazione e selezione dei documenti da eliminare periodicamente.
Archivi delle Regioni - massimario di selezione e scarto per le Giunte - Piano di conservazione per i Consigli, elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell'archivio delle Regioni
Archivi dei Comuni - Piano di conservazione, elaborato dal Gruppo di lavoro sui Comuni, istituito il 18 luglio 2002 con decreto del Direttore generale per gli archivi e incaricato di formulare "proposte e modelli per la riorganizzazione dell'archivio dei Comuni"
Archivi delle istituzioni scolastiche - le linee guida per la conservazione e lo scarto della documentazione e tabella per lo scarto della documentazione, elaborati dalla Direzione generale Archivi. Per completezza di documentazione si mette a disposizione degli utenti anche il nuovo Piano di classificazione TITULUS, anch'esso elaborato dalla Direzione generale Archivi e pubblicato con Circ. n. 8 del 24.01.2017
Archivi delle Aziende sanitarie e ospedaliere - Prontuario di scarto elaborato dal gruppo di lavoro istituito per la formulazione degli strumenti di gestione degli archivi correnti delle strutture sanitarie, a seguito del Convegno Schola salernitana (Salerno, 16-17 dicembre 1999)
Riferimenti normativi: D.lgs. 22.1.2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera d); d.p.r. 37/2001, art. 8; d.lgs. 152/2006, art. 184; d.p.r. 254/2003 art. 5
Termini previsti: 60 gg.
Funzionari responsabili: consulta la struttura organizzativa
