Il prestito dei documenti appartenenti ad archivi soggetti alla tutela della Soprintendenza archivistica è subordinato al rilascio dell'autorizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (d.lgs 42/2004, artt. 48, 66, 71, 74 e s.m.i.).
Mostre ed esposizioni sul territorio nazionale
Il provvedimento autorizzativo del prestito, quando l'evento si svolge in ambito nazionale, spetta alla Soprintendenza archivistica su delega del Direttore generale per gli archivi, così come previsto dal decreto ministeriale del 6 lug. 2010, n. 250. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata al Soprintendente archivistico almeno 90 giorni prima dell'inizio dell'evento e deve contenere i seguenti elementi:
• titolo, luogo, durata, progetto tecnico – scientifico della mostra
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti in prestito
• elenco dei documenti destinati all'esposizione, e i loro dati identificativi
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi nella formula da "chiodo a chiodo". (L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgono in territorio nazionale promosse dal Ministero o da enti pubblici, con il patrocinio dello Stato)
• scheda tecnica nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi e loro qualificazione; condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale
• riproduzione fotografica, anche in digitale.
Al termine della manifestazione espositiva, il proprietario o possessore dei documenti deve comunicare l'avvenuta riconsegna alla sede di provenienza del materiale esposto, accertando - dopo la necessaria verifica - che non abbia subito danni.
Mostre ed esposizioni al di fuori del territorio nazionale
Per l'autorizzazione all’uscita temporanea di documenti per manifestazioni, mostre ed esposizioni all'estero è imprescindibile il riconoscimento, da parte del Ministero, dell'alto interesse culturale dell'evento e la garanzia dell'integrità e sicurezza del bene (d.lgs. 42/2004, art. 66). La Soprintendenza trasmetterà la richiesta di autorizzazione (contenente i medesimi elementi del caso nazionale), corredata del proprio parere, alla Direzione generale per gli archivi.
Una volta ricevuta dalla Direzione generale l'autorizzazione al prestito entro i termini di 90 giorni dall'avvio del procedimento, l'ente organizzatore presenta richiesta di attestato di circolazione temporanea all'Ufficio esportazione locale, indicando il valore di ciascuno dei beni e i dati identificativi e anagrafici del responsabile della loro custodia all'estero.
L'ottenimento dell'attestato è subordinato all'assicurazione dei beni per il valore indicato nella denuncia e, nel caso di documenti appartenenti ad archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, al versamento di una cauzione superiore del dieci per cento al valore del bene.
Entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, l'Ufficio esportazione, valutata la congruità del valore indicato, rilascia o nega l'attestato, con parere motivato e dandone comunicazione all'interessato.
L'attestato di circolazione temporanea indica anche il termine per il rientro dei beni, che non può essere superiore ai 18 mesi.
Per le mostre, esposizioni o altre manifestazioni fuori dal territorio dell'Unione europea, oltre all'attestato di circolazione temporanea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria, la licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione (d.lgs. 42/2004, art. 74).
Al termine della manifestazione espositiva il proprietario o possessore dei documenti deve comunicare l'avvenuta riconsegna alla sede di provenienza del materiale esposto, accertando - dopo la necessaria verifica - che non abbia subito danni.
Riferimenti normativi: D.lgs. 22.1.2004, n. 42, art. 48, cc. 1 e 2, art. 66, art. 74
Termini previsti:
Autorizzazione prestito - 90 gg.
Rilascio licenza di esportazione - 40 gg.
