1. Tutela dei beni archivistici 

La Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Umbria e delle Marche

• svolge, sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla Direzione generale Archivi e in applicazione del Codice dei beni culturali e del paesaggio, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni, attività di tutela dei beni archivistici presenti nell'ambito del territorio di competenza nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati, ivi inclusi i soggetti di cui all'articolo 44-bis del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni;
• accerta e dichiara l'interesse storico particolarmente importante di archivi e singoli documenti appartenenti a privati;
• tutela gli archivi, anche correnti, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali e locali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico, e rivendica archivi e singoli documenti dello Stato;
• dispone la custodia coattiva dei beni archivistici negli Archivi di Stato competenti al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell'articolo 43, comma 1;
• istruisce i procedimenti concernenti le sanzioni ripristinatorie e pecuniarie previste dal Codice per la violazione delle disposizioni in materia di beni archivistici, ai fini dell'adozione dei relativi provvedimenti da parte del Direttore generale Archivi, ai sensi dell'articolo 21, comma 2, lettera o);
• attua, sulla base delle indicazioni tecniche e scientifiche della Direzione generale Archivi, le operazioni di censimento e descrizione dei beni archivistici nell'ambito del territorio di competenza e cura l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nei sistemi informativi nazionali;
• svolge le istruttorie e propone al Direttore generale Archivi i provvedimenti di autorizzazione al prestito per mostre o esposizioni di beni archivistici, di autorizzazione all'uscita temporanea per manifestazioni, mostre o esposizioni d'arte di alto interesse culturale, di acquisto coattivo all'esportazione, di espropriazione, ai sensi, rispettivamente, degli articoli 48, 66, 70 e 95;
• fornisce assistenza agli enti pubblici e ad altri soggetti proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse storico particolarmente importante nella formazione dei massimari e manuali di classificazione e conservazione dei documenti, nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e gestione della documentazione;
• collabora con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi, a seguito dell’Intesa stipulata con la Conferenza episcopale italiana (dPR 189/2000);
• dispone ispezioni volte ad accertare lo stato di conservazione e di custodia dei beni (art. 19) nonché l’idoneità delle sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte pubbliche o private dichiarate di eccezionale interesse;
• organizza e svolge attività di formazione degli addetti agli archivi per le Regioni, gli enti territoriali e locali e altri enti pubblici;
• promuove la costituzione di poli archivistici, in collaborazione con le amministrazioni pubbliche presenti nel territorio di competenza, per il coordinamento dell'attività di istituti che svolgono funzioni analoghe e al fine di ottimizzare l'impiego di risorse e razionalizzare l'uso degli spazi;
• autorizza, su presentazione di un progetto, l’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (comprese anche le autorizzazioni relative ai progetti di riordinamento ed inventariazione, digitalizzazione e restauro di archivi e documenti), verifica le professionalità che eseguono gli interventi e, se necessario, prescrive disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto (artt. 21 e 31-33);
• collabora con il Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri e con gli Uffici doganali;
• promuove la conoscenza e la fruizione degli archivi e sottoscrive, secondo gli indirizzi generali impartiti dalla Direzione generale Archivi, convenzioni con enti pubblici e istituti di studio e ricerca per fini di tutela e di valorizzazione.

2. Tutela dei beni librari

La Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Umbria e delle Marche

a seguito delle modifiche introdotte all’art. 5 del Codice dei beni culturali e del paesaggio dalla legge 6 agosto 2015, n. 125 (di conversione in legge del decreto legislativo 19 giugno 2015, n. 78) e in base al decreto ministeriale 23 gennaio 2016, n. 44 e all’art. 36, c. 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 29 agosto 2014, n. 171 (soppresso dal DPCM n. 76 del 19 giugno 2019)

• svolge, sulla base delle indicazioni e dei programmi definiti dalla Direzione generale Biblioteche e Istituti culturali e in applicazione del Codice dei beni culturali e del paesaggio, decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni, attività di tutela dei beni librari presenti nell'ambito del territorio di competenza nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati;
• accerta e dichiara l'interesse culturale di manoscritti, autografi, carteggi, incunaboli, raccolte librarie nonché libri, stampe, incisioni non appartenenti allo Stato (artt. 13-15);
• autorizza (art. 21, comma 1, lett. b) lo spostamento anche temporaneo dei beni bibliografici, salvo quanto previsto al comma 2;
• autorizza lo scarto di materiale bibliografico (art. 21, comma 1, lettera d);
• formula proposte per l’esercizio della prelazione (artt. 60-62);
• autorizza il prestito in occasione di mostre e manifestazioni culturali all’interno del territorio nazionale (art. 48);
• propone la custodia coattiva dei beni (art. 43);
• adotta misure urgenti per il salvataggio in caso di calamità naturali che abbiano provocato danni al patrimonio bibliografico sottoposto a tutela;
• dispone ispezioni volte ad accertare lo stato di conservazione e di custodia dei beni (art. 19) nonché l’idoneità delle sedi, attrezzature e impianti destinati alla conservazione di raccolte pubbliche o private dichiarate di eccezionale interesse;
• rilascia l’autorizzazioni a seguito di denuncia di trasferimento (art. 59);
• effettua controlli sul commercio antiquario, in occasione di aste, mostre mercato, mostre, mercatini di antiquariato (art. 63);
• autorizza, su presentazione di un progetto, l’esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (comprese anche le autorizzazioni relative ai progetti di catalogazione, digitalizzazione e restauro di fondi librari), verifica le professionalità che eseguono gli interventi e, se necessario, prescrive disposizioni vincolanti per l’esecuzione del progetto (artt. 21 e 31-33);
• collabora con il Nucleo Tutela Patrimonio Culturale dei Carabinieri e con gli Uffici doganali. 
  

Fanno eccezione le pratiche di importazione ed esportazione di beni librari di proprietà non statale per le quali sono stati individuati gli Uffici di esportazione delle Soprintendenze Archeologia e Belle Arti competenti per territorio. 

Sul sito della Direzione generale Biblioteche e Istituti culturali sono a disposizione informazioni e modulistica per la gestione dei procedimenti relativi alla tutela dei beni librari non statali con particolare riferimento alle autorizzazioni al prestito per mostre in Italia e all’estero, allo scarto di materiale bibliografico, alle procedure per il rilascio di autorizzazioni e attestati per l’esportazione temporanea e libera circolazione definitiva.